Od dwóch dekad SharePoint jest podstawowym systemem współpracy dla firm na całym świecie. Wysoce zaawansowane funkcje platformy tworzą bezpieczne środowisko wymiany informacji, rejestracji danych i udostępniania dokumentów.
Jedna z takich funkcji umożliwia otwieranie pliku programu SharePoint, nawet jeśli nie jesteś zwykłym użytkownikiem. W tym artykule omówimy podstawy udostępniania zewnętrznego — od tego, jak udostępniać użytkownikom zewnętrznym, po typ plików, które możesz dołączyć.
Udostępniaj dokumenty za pomocą SharePoint
SharePoint umożliwia zarówno przechowywanie, jak i udostępnianie plików za pomocą wybranej przeglądarki internetowej. Jest kompatybilny z prawie wszystkimi wyszukiwarkami i urządzeniami. Możesz również zsynchronizować go z innymi usługami przechowywania w chmurze, takimi jak OneDrive .
Platforma doskonale nadaje się do udostępniania wszystkich typów formatów plików. Interfejs jest stosunkowo łatwy do odczytania, więc proces jest dość prosty. Oto jak udostępniać dokumenty za pomocą SharePoint:
- Otwórz przeglądarkę i przejdź do office.com/signin . Zaloguj się na swoje konto Microsoft, używając swojego adresu e-mail, numeru telefonu lub profilu Skype. Jeśli nie jesteś zarejestrowany, kliknij poniższy link, aby utworzyć konto.
- Przewiń swoje pliki. Zaznacz te, które chcesz udostępnić. SharePoint umożliwia także zaznaczanie całych folderów. Kliknij przycisk Udostępnij w lewym górnym rogu.
- Kliknij strzałkę w dół, aby otworzyć menu rozwijane. Wybierz jedną z opcji udostępniania linków.
- Aby zezwolić na dostęp każdemu, kto ma łącze, wybierz Każdy.
- Aby udostępnić plik współpracownikom, wybierz Osoby w .
- Jeśli chcesz udostępnić tylko konkretnym osobom, wpisz ich imiona i nazwiska w odpowiednim polu.
- Jeśli chcesz dodać dalsze instrukcje, możesz napisać wiadomość.
- Kiedy skończysz, kliknij Zastosuj.
Szybszym sposobem na to jest utworzenie linku, który prowadzi do konkretnego pliku. Następnie możesz dołączyć adres URL do wiadomości tekstowej lub skopiować go do innej witryny. Osoba, która otrzyma link, będzie mogła udostępnić go również innym osobom. Oto jak to zrobić:
jak umieścić muzykę na instagramowym poście
- Zaloguj się do swojego konta na office.com/signin .
- Kliknij kartę Kopiuj łącze w programie SharePoint.
- Wybierz opcję udostępniania z menu rozwijanego. Kliknij Zastosuj, aby utworzyć łącze.
- Użyj skrótów klawiaturowych CTRL + C i CTRL + V, gdy chcesz skopiować/wkleić łącze. Możesz to również zrobić, klikając prawym przyciskiem myszy adres URL i wybierając opcje z listy rozwijanej.
Udostępnij witrynę internetową za pomocą SharePoint
SharePoint nie ogranicza Cię do udostępniania plików i folderów. Możesz także udostępnić całą swoją witrynę zarówno użytkownikom zewnętrznym, jak i członkom swojego katalogu. Oto jak to zrobić:
- Zaloguj się do swojego konta SharePoint.
- Kliknij przycisk Udostępnij witrynę.
- Otworzy się nowe okno. Wpisz nazwę osoby lub grupy, którą chcesz dodać do witryny. Możesz także udostępnić witrynę całej organizacji. Po prostu wpisz w oknie dialogowym Wszyscy z wyjątkiem użytkowników zewnętrznych.
- Ustaw żądany poziom uprawnień. Możesz zezwolić innym na przeglądanie, edytowanie lub pełne zarządzanie witryną.
- Jeśli chcesz, możesz dołączyć wiadomość zawierającą dodatkowe informacje lub instrukcje.
- Po zakończeniu kliknij Udostępnij.
Udostępniaj wszystko za pomocą zespołów SharePoint
Dzięki SharePoint Team Ty i Twoi współpracownicy możecie bezproblemowo i regularnie wymieniać dokumenty, pliki multimedialne i aplikacje. Portal ma na celu zwiększenie produktywności i optymalizację współpracy projektowej.
Jako członek zespołu możesz uzyskać dostęp do wszystkich łączy do odpowiednich katalogów, plików i witryn internetowych na stronie głównej portalu. Możesz także użyć kanału aktywności, aby śledzić interakcje w witrynie.
SharePoint Team posiada zakładkę Pliki z szeroką gamą funkcji. Każdy członek może korzystać z tych funkcji, aby edytować udostępnione pliki i dostosowywać portal. Oto lista opcji:
- Uzyskaj dostęp do dodatkowych funkcji w sekcji Nowy plik.
- Zsynchronizuj pliki z odpowiednim dyskiem lokalnym.
- Zmień widok, aby interfejs portalu był bardziej zorganizowany. Dostępnych jest kilka opcji, w tym widok listy, widok kafelków i widok kompaktowy.
- Pozbądź się złośliwego oprogramowania lub niepotrzebnych plików lub zgłoś podejrzane pliki.
- Prześlij i zaewidencjonuj pliki.
- Sprawdź i pobierz pliki.
- Zmień kolejność plików.
Zarządzaj ustawieniami udostępniania gości programu SharePoint
Jeśli jesteś administratorem globalnym lub administratorem programu SharePoint, masz uprawnienia do dostosowywania ustawień udostępniania dla całej organizacji. Oznacza to, że możesz decydować o poziomie udziału użytkowników gości na serwerze SharePoint. Istnieje kilka konfiguracji udostępniania, z których możesz wybierać, w zależności od potrzeb. Oto jak zarządzać ustawieniami udostępniania gości:
- Otwórz przeglądarkę i zaloguj się na swoje konto administratora.
- Otwórz kartę Udostępnianie zewnętrzne.
- Wybierz żądany poziom udostępniania dla swojej organizacji. Zwykle ustawienie domyślne to Każdy.
Różne ustawienia udostępniania oznaczają różne poziomy dostępu. Wybierz taki, który odpowiada rodzajowi udostępnianego dokumentu. Oto krótkie zestawienie każdej konfiguracji udostępniania:
- Ktokolwiek. To ustawienie umożliwia użytkownikom udostępnianie linków, które nie wymagają uwierzytelniania. Oznacza to, że mogą wysłać go zarówno do obecnych, jak i nowych gości. Jako administrator możesz ustawić datę wygaśnięcia każdego linku.
- Nowi plus obecni goście. Przy tym ustawieniu Goście muszą zalogować się na swoje konto Microsoft, aby uzyskać dostęp do łącza. Mogą również użyć swojego szkolnego lub firmowego identyfikatora użytkownika. Dzieje się tak, ponieważ tego typu linki wymagają kodów weryfikujących tożsamość.
- Tylko istniejący goście. W ten sposób będziesz mógł udostępniać pliki gościom ze swojego katalogu. Obejmuje to każdego, kto przyjął Twoje zaproszenia w przeszłości. Dotyczy to również Gości dodanych ręcznie przez Azure B2B lub podobne funkcje współpracy.
- Tylko członkowie Twojej organizacji. Jeśli chcesz uniemożliwić użytkownikom zewnętrznym dostęp do Twojego katalogu, wybierz to ustawienie. Wyłącza funkcję udostępniania zewnętrznego i zachowuje wszystkie pliki w organizacji.
Jeśli wyłączysz udostępnianie zewnętrzne, a następnie włącz je ponownie, Goście, którym wcześniej przyznano dostęp, nadal będą mogli dołączyć do serwera. Jeśli nie chcesz, aby Goście odzyskali dostęp do określonych witryn, musisz wyłączyć to ustawienie dla tych witryn pojedynczo.
Często zadawane pytania dotyczące udostępniania gości programu SharePoint
Jak włączać i wyłączać udostępnianie zewnętrzne, kiedy tylko potrzebuję?
Pliki zapisane na serwerze SharePoint są dostępne dla każdego, kto ma uprawnienia do witryny. Możesz jednak chcieć udostępnić niektóre pliki osobom, które nie używają regularnie programu SharePoint. Właśnie tam pojawia się funkcja udostępniania zewnętrznego.
Aby aktywować to ustawienie, musisz być menedżerem programu SharePoint na platformie Microsoft 365. Menedżerowie witryny nie mają uprawnień do włączania ani wyłączania udostępniania zewnętrznego. Oto jak to zrobić:
1. Zaloguj się na stronie internetowej centrum administracyjnego SharePoint.
2. Przejdź do kolumny po lewej stronie. Wybierz witrynę z listy.
3. Kliknij kółko obok opcji udostępniania, którą chcesz włączyć.
Dostępne opcje są określane na poziomie firmy. Jeśli wyłączysz udostępnianie zewnętrzne w określonej witrynie, wszelkie udostępnione w niej łącza przestaną działać.
Co goście mogą zrobić z moimi udostępnionymi dokumentami?
Udostępniając łącze, możesz określić, czy osoba, która je otwiera, może wprowadzać zmiany w pliku. Jeśli zaznaczysz pole Zezwalaj na edycję, oto co inni użytkownicy mogą zrobić po otrzymaniu linku:
• Zarówno przesyłanie, jak i pobieranie plików i folderów na serwer.
• Twórz nowe foldery i przesyłaj nowe pliki.
• Usuń pliki z serwera SharePoint.
• Edycja istniejących elementów i folderów.
• Przesyłaj pliki z jednego folderu do drugiego.
• Zmień nazwę i format określonego pliku.
• Udostępniaj łącza do plików innym osobom.
Nawet przy włączonej edycji niektóre rzeczy są nadal niedostępne. Oto, czego odbiornik nie może zrobić:
• Edycja lub zmiana nazwy katalogu głównego. Dotyczy to innych folderów o wysokiej hierarchii.
• Otwórz inne foldery z serwera SharePoint. Mogą tylko wyświetlać i edytować te, które udostępniłeś.
• Uzyskaj dostęp do wszystkiego, co znajduje się w witrynie SharePoint bez pozwolenia.
Dostępne są również trzy ustawienia udostępniania dla użytkowników-gości w Twoim katalogu. Możesz wybrać dowolną z następujących opcji:
• Każdy (link jest dostępny bez weryfikacji).
• Nowi Goście (link wymaga od Gościa weryfikacji tożsamości). Istniejący goście mogą również uzyskać dostęp do tych łączy po zalogowaniu się przy użyciu konta Microsoft.
• Tylko Istniejący Goście (udostępnianie jest ograniczone do Gości, którzy są już uwzględnieni w Twoim katalogu).
• Tylko członkowie Twojej organizacji (żadni goście zewnętrzni nie mają dostępu do łącza).
Co mogę udostępniać za pomocą Microsoft SharePoint?
SharePoint obsługuje wszystkie typy formatów plików. Możesz bez problemu przesłać wszystko do swojego katalogu.
Jednak starsze wersje mają problemy z określonymi typami plików. Na przykład następujące rozszerzenia są całkowicie zablokowane na serwerze 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .mydło
• .json
• .xamlx
Na szczęście obecny serwer nie ma takiego ograniczenia. W chwili obecnej nie ma formatów ani rozszerzeń, które są zakazane w programie SharePoint.
Dzielenie się jest dbaniem o innych
SharePoint wprowadza porządek do internetowego miejsca pracy. Zaawansowane funkcje systemu umożliwiają udostępnianie zarówno plików, jak i całych witryn w zaledwie kilku prostych krokach.
Dla każdej sytuacji i typu łącza istnieje preferowane ustawienie udostępniania. Administratorzy globalni i SharePoint mogą nawet włączyć udostępnianie zewnętrzne i zarządzać ustawieniami gościa dla całej organizacji.
Czy Ty i Twoi współpracownicy używacie SharePoint do wymiany plików? Czy preferujesz inny system współpracy? Skomentuj poniżej i podziel się swoimi przemyśleniami na temat funkcji udostępniania zewnętrznego.
